Zabezpieczenie danych w firmie to jedno z kluczowych działań w każdej organizacji. Po wprowadzeniu RODO firmy skupiają się przede wszystkim na ochronie danych osobowych. Niesłusznie, gdyż zabezpieczenia powinny objąć również inne poufne informacje, specyficznie dla danej działalności, często decydujące o przewadze konkurencyjnej firmy. Sprawdź, jakie dane należy szczególnie chronić i jak zapewnić bezpieczeństwo informacji w firmie.
Czym jest bezpieczeństwo informacji w organizacji?
Bezpieczeństwo informacji w firmie jest procesem mającym na celu zwiększenie ochrony gromadzonych i przetwarzanych danych w organizacji. Chronione informacje nie mogą zostać utracone, ujawnione w niepożądany sposób czy zmienione bez wiedzy organizacji. System bezpieczeństwa danych obejmuje nie tylko aplikacje, systemy informatyczne (narażony na cyberataki) i sprzęt w danej firmie, ale również klauzule poufności, zabezpieczenia stanowisk pracy i ograniczenie dostępu do informacji.
Jakie dane należy chronić w firmie?
Zabezpieczenie danych w firmie dotyczy gromadzonych, przechowywanych i przetwarzanych w niej informacji na większą lub mniejszą skalę. Należą do nich w szczególności:
- dane osobowe pracowników, klientów i kontrahentów,
- poufne informacje dotyczące wykorzystywanej technologii, realizowanej usługi itp.
- dane księgowe dotyczące np. obrotów firmy lub wynagrodzeń,
- informacje dotyczące porozumień handlowych,
- informacje o podejmowanych działaniach marketingowych,
- i inne informacje zależne od profilu działalności.
Każda informacja może być cenna. Wyciek danych osobowych może grozić poważnymi konsekwencjami karnymi i wizerunkowymi, z kolei wypłynięcie poufnych informacji firmy (np. procesu technologicznego) może zmniejszyć przewagę konkurencyjną organizacji.
Jak zwiększyć bezpieczeństwo informacji w firmie?
Warto zaznaczyć, że raz wprowadzone procedury nie zapewniają bezpieczeństwa na zawsze – szczególnie, jeśli chodzi o ochronę danych w sieci. Wraz z rozwojem technologii pojawiają się nowe zagrożenia, na które organizacja musi elastycznie reagować poprzez monitorowanie sytuacji czy wprowadzanie aktualizacji zabezpieczeń.
Jak zabezpieczyć dane w organizacji?
Zastanawiasz się, czy prawidłowo dbasz o zabezpieczenie danych w firmie? Wybierz profesjonalny konsulting IT, który pomoże zlokalizować ewentualne luki w polityce bezpieczeństwa gromadzonych, przechowywanych i przetwarzanych informacji, a także zaproponować rozwiązania, pomagające zwiększyć ich bezpieczeństwo. Wśród nich mogą być działania jak:
- szyfrowanie dysku lub pamięci masowej – oprócz szyfrowania dysku czy pamięci, warto również zalecić pracownikom, by każdorazowo sprawdzali, czy ich połączenie jest szyfrowane;
- hasła i blokady – wprowadzenie silnych haseł jest równie ważne jak stosowanie odmiennych haseł w różnych miejscach i ich regularna zmiana. Ważne jest także blokowanie komputera przy każdorazowym odejściu pracownika od stanowiska pracy.;
- umowa o poufności – konieczne jest spisanie klauzuli poufności ze wszystkimi pracownikami. Niestety, szacuje się, że to właśnie czynnik ludzki jest najczęstszą przyczyną wycieku lub utraty firmowych danych. Istotna jest także edukacja pracowników w zakresie przestrzegania ochrony danych i ich przetwarzania na stanowisku pracy. Przy szczególnie wrażliwych zasobach należy też rozważyć autoryzację dwuetapową, choć jest bardziej uciążliwa niż zwykła autoryzacja (za pomocą tylko hasła), chroni zasoby nawet w momencie utraty jednego ze składników uwierzytelniania;
- wprowadzanie aktualizacji – sprawdzony program antywirusowy i jego aktualizacje to podstawa. Warto być również na bieżąco z nowymi działaniami stosowanymi przez cyberprzestępców i stałe przypominanie pracownikom o zagrożeniach wycieku lub utraty informacji;
- tworzenie kopii danych – bezpieczeństwo IT powinno skupiać się również na zabezpieczeniu danych w przypadku ewentualnej utraty lub awarii;
- outsourcing informatyczny – warto oddać usługi informatyczne w ręce specjalistów, np. zewnętrznej firmie DSS, która zadba m.in. o optymalne rozwiązania w zakresie zabezpieczeń dla danej organizacji;
- ustalenie procedur ochrony danych firmowych – warto przedstawić czytelne i zrozumiałe dla wszystkich procedury ochrony informacji (np. zakaz korzystania z prywatnych nośników danych czy serwisów społecznościowych na firmowym komputerze);
- przechowywanie danych w chmurze – organizacje mogą przechowywać informacje również w chmurach obliczeniowych, których dostawcy muszą spełniać odpowiednie wymagania i przestrzegać standardów regulacyjnych w zakresie bezpieczeństwa. Centra danych chmury, rozmieszczone w odmiennych i oddalonych od siebie fizycznie miejscach, zmniejszają ryzyko utraty danych np. na skutek wystąpienia awarii.
Optymalizacja procesów biznesowych to kluczowy cel wielu organizacji. Kiedy informacje w Twojej firmie są zabezpieczone, Ty możesz skupić się na rozwijaniu biznesu. Warto dodać, że bezpieczeństwo informacji jest równie istotne podczas pracy zdalnej – coraz częściej wykorzystywanym modelu pracy. Warto skorzystać z firmy z wieloletnim doświadczeniem we wprowadzaniu rozwiązań IT – takiej jak Dynamic Software Solutions, która dobierze najlepsze narzędzia i procedury zwiększające zabezpieczenie danych w firmie.
