Zabezpieczenie danych w firmie to jedno z kluczowych działań w każdej organizacji. Po wprowadzeniu RODO firmy skupiają się przede wszystkim na ochronie danych osobowych. Niesłusznie, gdyż zabezpieczenia powinny objąć również inne poufne informacje, specyficznie dla danej działalności, często decydujące o przewadze konkurencyjnej firmy. Sprawdź, jakie dane należy szczególnie chronić i jak zapewnić bezpieczeństwo informacji w firmie.

Czym jest bezpieczeństwo informacji w organizacji?

Bezpieczeństwo informacji w firmie jest procesem mającym na celu zwiększenie ochrony gromadzonych i przetwarzanych danych w organizacji. Chronione informacje nie mogą zostać utracone, ujawnione w niepożądany sposób czy zmienione bez wiedzy organizacji. System bezpieczeństwa danych obejmuje nie tylko aplikacje, systemy informatyczne (narażony na cyberataki) i sprzęt w danej firmie, ale również klauzule poufności, zabezpieczenia stanowisk pracy i ograniczenie dostępu do informacji.

Jakie dane należy chronić w firmie?

Zabezpieczenie danych w firmie dotyczy gromadzonych, przechowywanych i przetwarzanych w niej informacji na większą lub mniejszą skalę. Należą do nich w szczególności:

  • dane osobowe pracowników, klientów i kontrahentów,
  • poufne informacje dotyczące wykorzystywanej technologii, realizowanej usługi itp.
  • dane księgowe dotyczące np. obrotów firmy lub wynagrodzeń,
  • informacje dotyczące porozumień handlowych,
  • informacje o podejmowanych działaniach marketingowych,
  • i inne informacje zależne od profilu działalności.

Każda informacja może być cenna. Wyciek danych osobowych może grozić poważnymi konsekwencjami karnymi i wizerunkowymi, z kolei wypłynięcie poufnych informacji firmy (np. procesu technologicznego) może zmniejszyć przewagę konkurencyjną organizacji.

Jak zwiększyć bezpieczeństwo informacji w firmie?

Warto zaznaczyć, że raz wprowadzone procedury nie zapewniają bezpieczeństwa na zawsze – szczególnie, jeśli chodzi o ochronę danych w sieci. Wraz z rozwojem technologii pojawiają się nowe zagrożenia, na które organizacja musi elastycznie reagować poprzez monitorowanie sytuacji czy wprowadzanie aktualizacji zabezpieczeń.

Jak zabezpieczyć dane w organizacji?

Zastanawiasz się, czy prawidłowo dbasz o zabezpieczenie danych w firmie? Wybierz profesjonalny konsulting IT, który pomoże zlokalizować ewentualne luki w polityce bezpieczeństwa gromadzonych, przechowywanych i przetwarzanych informacji, a także zaproponować rozwiązania, pomagające zwiększyć ich bezpieczeństwo. Wśród nich mogą być działania jak:

  • szyfrowanie dysku lub pamięci masowej – oprócz szyfrowania dysku czy pamięci, warto również zalecić pracownikom, by każdorazowo sprawdzali, czy ich połączenie jest szyfrowane;
  • hasła i blokady – wprowadzenie silnych haseł jest równie ważne jak stosowanie odmiennych haseł w różnych miejscach i ich regularna zmiana. Ważne jest także blokowanie komputera przy każdorazowym odejściu pracownika od stanowiska pracy.;
  • umowa o poufności – konieczne jest spisanie klauzuli poufności ze wszystkimi pracownikami. Niestety, szacuje się, że to właśnie czynnik ludzki jest najczęstszą przyczyną wycieku lub utraty firmowych danych. Istotna jest także edukacja pracowników w zakresie przestrzegania ochrony danych i ich przetwarzania na stanowisku pracy. Przy szczególnie wrażliwych zasobach należy też rozważyć autoryzację dwuetapową, choć jest bardziej uciążliwa niż zwykła autoryzacja (za pomocą tylko hasła), chroni zasoby nawet w momencie utraty jednego ze składników uwierzytelniania;
  • wprowadzanie aktualizacji – sprawdzony program antywirusowy i jego aktualizacje to podstawa. Warto być również na bieżąco z nowymi działaniami stosowanymi przez cyberprzestępców i stałe przypominanie pracownikom o zagrożeniach wycieku lub utraty informacji;
  • tworzenie kopii danych – bezpieczeństwo IT powinno skupiać się również na zabezpieczeniu danych w przypadku ewentualnej utraty lub awarii;
  • outsourcing informatyczny – warto oddać usługi informatyczne w ręce specjalistów, np. zewnętrznej firmie DSS, która zadba m.in. o optymalne rozwiązania w zakresie zabezpieczeń dla danej organizacji;
  • ustalenie procedur ochrony danych firmowych – warto przedstawić czytelne i zrozumiałe dla wszystkich procedury ochrony informacji (np. zakaz korzystania z prywatnych nośników danych czy serwisów społecznościowych na firmowym komputerze);
  • przechowywanie danych w chmurze – organizacje mogą przechowywać informacje również w chmurach obliczeniowych, których dostawcy muszą spełniać odpowiednie wymagania i przestrzegać standardów regulacyjnych w zakresie bezpieczeństwa. Centra danych chmury, rozmieszczone w odmiennych i oddalonych od siebie fizycznie miejscach, zmniejszają ryzyko utraty danych np. na skutek wystąpienia awarii.

Optymalizacja procesów biznesowych to kluczowy cel wielu organizacji. Kiedy informacje w Twojej firmie są zabezpieczone, Ty możesz skupić się na rozwijaniu biznesu. Warto dodać, że bezpieczeństwo informacji jest równie istotne podczas pracy zdalnej – coraz częściej wykorzystywanym modelu pracy. Warto skorzystać z firmy z wieloletnim doświadczeniem we wprowadzaniu rozwiązań IT – takiej jak Dynamic Software Solutions, która dobierze najlepsze narzędzia i procedury zwiększające zabezpieczenie danych w firmie. 

Pandemia koronawirusa w wielu organizacjach wymusiła zmianę modelu pracy na zdalną. Równie wiele wątpliwości co zagadnienie: „praca zdalna kodeks pracy”, wzbudzają zagadnienia, jak wprowadzić pracę zdalną, w jaki sposób zmierzyć efektywność pracowników oraz jak zapewnić bezpieczeństwo firmowych danych. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę organizując „pracę na odległość”.

Praca zdalna kodeks pracy

Na mocy specustawy o COVID-19 wprowadzono regulacje prawne dotyczące pracy zdalnej. Mówią o tym, że pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie obowiązków służbowych określonych w umowie o pracy poza miejscem stałego jej wykonywania w okresie obowiązywania zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po jego zakończeniu.

Praca zdalna obowiązki pracodawcy

Praca zdalna określa również obowiązki pracodawcy, który powinien zapewnić w szczególności:

  • zdalny dostęp do sieci firmowej,
  • odpowiedni sprzęt z zabezpieczeniem przed wyciekiem i utratą danych osobowych i firmowych,
  • dostęp do narzędzi (np. systemu wideokonferencyjnego i komunikatorów ułatwiających porozumiewanie się z członkami zespołu),
  • bezpieczny dostęp do informacji firmowych, np. danych klientów i kontrahentów, oferty handlowej itp.,

Warto by pracodawca zapewnił kompleksowe oprogramowanie do pracy zdalnej oraz sporządził również aneks do umowy o pracę określający warunki pracy zdalnej.

Praca zdalna a rodo

Jednym z największych wyzwań home office jest bezpieczna praca zdalna. Jest to jedno z najczęściej poruszanych zagadnień, szczególnie w dobie obowiązujących przepisów RODO. Trzeba jednak pamiętać, że równie ważna jest ochrona poufnych danych firmowych, których wyciek mógłby znacznie osłabić przewagę konkurencyjną organizacji. Sprawdź, jak zwiększyć bezpieczeństwo podczas pracy zdalnej.

  • Praca zdalna zagrożenia

Największymi zagrożeniami podczas pracy zdalnej są wycieki lub utrata danych osobowych i poufnych informacji firmowych w wyniku cyberataków, niewystarczających zabezpieczeń sprzętu, błędu ludzkiego, awarii komputera, dostępu do informacji przez osoby niepowołane itp. Są różne ryzyka pracy zdalnej, a zadaniem pracodawcy jest ich ustalenie i stworzenie warunków do ich zapobiegania.

  • Praca zdalna bezpieczeństwo danych

To pracodawcy, jako administratorzy przetwarzanych przez pracowników danych, w trakcie pracy zdalnej mają obowiązek zapewnić pracownikom odpowiednie procedury, środki organizacyjne, techniczne oraz narzędzia i zabezpieczenia do przestrzegania zasad przetwarzania informacji oraz zapewnienia im bezpieczeństwa (dotyczy to zarówno danych w wersji elektronicznej, jak i papierowej).

  • Ochrona danych osobowych podczas pracy zdalnej

Problem pojawia się również w kwestii bezpieczeństwa danych. Zasadniczo pracodawca w wyjątkowych sytuacjach może zezwolić pracownikom na korzystanie z dokumentacji papierowej z danymi osobowymi w trakcie home office, jednak pociąga to za sobą większe ryzyko naruszenia RODO. Pracownicy w trakcie pracy zdalnej mogą przetwarzać dane osobowe wyłącznie w celach wykonywania obowiązków służbowych. Powinni również zapewnić ich bezpieczeństwo w zakresie gromadzenia, przechowywania i przetwarzania.

Rozliczanie pracy zdalnej

Interesującym tematem zarówno dla pracodawców, jak i samych pracowników jest kontrola czasu pracy zdalnej i mierzenie efektywności. Jak to zrobić?

  • Kontrola czasu pracy zdalnej

Tak naprawdę przepisy prawa nie ustalają, jak powinna wyglądać kontrola pracownika podczas pracy zdalnej. Wiele zależy tutaj od kreatywności pracodawcy i zastosowanych przez niego narzędzi. Pomysłem może być wewnętrzny system elektroniczny monitorowania obecności pracownika i ewidencjonowanie czasu pracy.

  • Mierzenie efektywności pracy zdalnej

Pomocne będzie narzędzie do ustalania harmonogramu oraz zarządzania projektami – ze stałym podglądem dla pracodawcy i członków zespołu. Dzięki temu łatwiej będzie sprawdzić, na jakim etapie realizacji zadań jest współpracownik.

  • Kontrola pracownika praca zdalna

Jednym ze sposobów kontroli pracownika w trakcie pracy zdalnej może być wspomniany już harmonogram prac, ale również obecność na wewnętrznym komunikatorze pracowniczym. Dobrym rozwiązaniem jest także prowadzenie wewnętrznych spotkań zespołu online (np. raz w tygodniu), na którym omawiane byłyby bieżące postępy prac czy ewentualne problemy. Korzystne są też rozwiązania chmurowe (np. możliwość pracy zdalnej w jednym pliku przez kilku pracowników jednocześnie).

  • Weryfikacja pracy zdalnej

Pracodawca organizując pracę zdalną, powinien jasno ustalić, w jaki sposób będzie ją rozliczał (np. godziny dostępności przy komputerze, sposób komunikowania się z zespołem, czas na przerwę itp.). Jednym ze sposobów monitorowania efektywności jest wspomniany już elektroniczny system do weryfikacji czasu logowania i mierzenia efektywności pracownika w ciągu dnia.

Praca zdalna dofinansowanie

Praca zdalna to również wyzwanie w kwestii dofinansowania. Niestety aktualne przepisy nie regulują kwestii obowiązku dofinansowania pracodawcy do ponoszonych przez pracownika kosztów (np. zużycia prądu czy prywatnego sprzętu). Kwestia ewentualnego dofinansowania pracy zdalnej powinna być ustalona indywidualnie między pracownikiem a pracodawcą. Firmy mogą również skorzystać z dofinansowania na dostosowanie organizacji do modelu pracy zdalnej, biorąc udział w konkursach na dotacje procesów innowacyjnych.

Praca zdalna to mnóstwo wyzwań, dlatego warto skorzystać ze wsparcia doświadczonej firmy Dynamic Software Solutions, wprowadzającej nowoczesne rozwiązania IT, usprawniające i zwiększające bezpieczeństwo procesów biznesowych podczas pracy zdalnej. Specjaliści pomogą opracować plan transformacji cyfrowej oraz wprowadzić narzędzia i procedury odpowiadające specyfice danej branży. Dzięki nim możliwa będzie optymalizacja procesów biznesowych i zwiększenie bezpieczeństwa danych osobowych oraz poufnych danych firmowych. DSS pomoże również w poszukiwaniu dofinansowania pracy zdalnej. Nowoczesne rozwiązania pomogą zwiększyć efektywność pracowników, a tym samym szansę na osiągnięcie sukcesu biznesowego.

Oprogramowanie dedykowane – jaka jest jego definicja i czy warto z niego korzystać? Pytania te najczęściej zadają osoby zarządzające przedsiębiorstwami czy instytucjami, których zadaniem jest zapewnienie odpowiednich warunków pracownikom. Stale rozwijające się technologie informatyczne pozwalają na coraz lepsze dostosowanie sprzętu oraz systemów do korzystających z nich użytkowników. Pozwala to na bardziej komfortową, szybszą i wydajną pracę. Jednym z takich elementów, które można indywidualnie dopasować, jest również oprogramowanie. Wśród wielu dostępnych na rynku, każdy użytkownik może zdecydować się na korzystanie z tych ogólnodostępnych, jak i zamówić specjalnie dla niego przygotowany projekt. Czy więc naprawdę warto postawić na oprogramowanie dedykowane?

Oprogramowanie dedykowane – definicja

Oprogramowanie dedykowane to system informatyczny dostosowany do indywidualnych potrzeb. Przygotowuje się je na specjalne zamówienie i przystosowuje jego funkcje, nazwę, czy wygląd do wymagań danego użytkownika. Bardzo często jest tworzone od podstaw z użyciem takich narzędzi jak projektowanie kodu źródłowego. Oprogramowanie dedykowane ma na celu jak największe ułatwienie oraz optymalizację pracy. Specjalnie zaprojektowane funkcje mogą znacznie zwiększyć wydajność oraz poprawić komfort pracy. Dlatego też na oprogramowanie dedykowane najczęściej decydują się różnego rodzaju firmy oraz instytucje.

Oprogramowanie dedykowane – czy warto?

Jeśli już wiemy, co to jest oprogramowanie dedykowane i znamy jego definicję, należy zastanowić się, kiedy i komu tak naprawdę jest ono potrzebne. Obecna bogata oferta systemów informatycznych sprawia, że w wielu przypadkach wystarczające jest korzystanie z tych ogólnodostępnych. Oprogramowanie dedykowane – czy więc warto?

Zalety 

Do zalet oprogramowania dedykowane można zaliczyć:

  • wyposażenie we wszystkie funkcje, które są wykorzystywane w przedsiębiorstwie czy instytucji;
  • ułatwienie i optymalizację pracy;
  • większe wsparcie technologiczne niż w tradycyjnych systemach;
  • możliwość wprowadzania zmian i edycji w miarę rozwoju firmy;
  • indywidualnie dopasowane funkcje oraz stopień ich zaawansowania.

Oprogramowanie dedykowane z pewnością posiada wiele korzyści, które mogą wpłynąć na efektywność pracy. Nowoczesne rozwiązania IT, pozwalające na przygotowanie takich systemów mogą znacznie poprawić komfort wykonywania wielu czynności.

Wady

Oprogramowanie dedykowane nie jest jednak zawsze najlepszym rozwiązaniem i także posiada kilka wad. Można do nich zaliczyć:

  • na ogół jego cena jest wyższa niż zwykłego systemu;
  • nie ma możliwości sprawdzenia jego działania przed zakupem, gdyż będzie projektowane od podstaw;
  • zdarza się, że na początku oprogramowanie tego typu ma wiele błędów, które wykluczane są w ciągu pracy;
  • przygotowanie oprogramowania wiąże się z ujawnieniem tajemnic biznesowych na potrzeby jego przygotowania przez zewnętrzną firmę.

Choć wad tych nie jest wiele, mogą one niekiedy przesądzić o decyzji nieskorzystania z oprogramowania dedykowanego. W większości przypadków jednak, jego zalety będą przewyższać nieliczne wady.

Podsumowanie

Oprogramowanie dedykowane – czy więc warto się na nie zdecydować? Zależy to z pewnością od indywidualnych potrzeb. Jeśli żaden z istniejących systemów nie spełnia wymagań pracowników firmy czy instytucji, oprogramowanie dedykowane może okazać się idealnym rozwiązaniem. Zaprojektowane według specjalnych wytycznych może znacznie poprawić komfort oraz wydajność pracy. Zapewni dostęp do wszystkich przydatnych funkcji w jednym miejscu. Codzienne czynności mogą więc stać się znacznie łatwiejsze. Ponadto profesjonalnie przygotowane oprogramowanie dedykowane może ułatwić kontrolę nad całym systemem firmy, nadzór nad pracownikami oraz kosztami – optymalizacja procesów biznesowych to również bardzo ważna jego zaleta. 

Prowadzisz biznes i szukasz zaawansowanych rozwiązań IT? Doskonale trafiłeś! Dynamic Software Solutions (DSS) to firma tworząca innowacyjne dedykowane oprogramowania na zamówienie. Oferuje również usługę budowania i zarządzania sieciami informatycznymi, doradztwo IT czy optymalizację procesów biznesowych pomagającą organizacjom w osiąganiu sukcesów. Co wyróżnia DSS?

Dlaczego warto nam zaufać?

W naszej działalności kierujemy się słowami, które powiedział Alan Kay, amerykański naukowiec w Xerox PARC, innowacyjnym ośrodku badawczym:

Najlepszym sposobem na przewidzenie przyszłości jest jej wynalezienie.

Nie da się ukryć, że najnowsze technologie rewolucjonizują świat. Nieodłącznym i cennym punktem prowadzenia biznesu jest dzisiaj dostosowanie się do najnowszych wymagań IT. Nie tylko zwiększają one szanse na zoptymalizowanie procesów biznesowych i kosztów działalności. Coraz częściej będą również przesądzać o „być albo nie być” danej organizacji. Pytaniem staje się więc nie to: „czy korzystać z nowoczesnych rozwiązań IT?”, lecz: „kiedy i w jakim wymiarze?”.

Jako eksperci z DSS mamy ponad dwudziestoletnie doświadczenie w branży IT, co pozwala nam na jak najlepsze dostosowanie rozwiązań IT do specyfiki danej działalności.

Elastyczność w tworzeniu oprogramowania

Nasza specjalność to oprogramowanie dedykowane, które tworzymy na zamówienie danej organizacji. Dostosowujemy je do specyfiki działalności i jej potrzeb. Znajdujemy rozwiązania do nawet najbardziej skomplikowanych procesów biznesowych i produkcyjnych. Co więcej, wprowadzane przez nas rozwiązania IT konsultujemy z Klientem na każdym etapie – od analiz biznesowych, poprzez specyfikację wdrożenia, aż do prowadzenia szkoleń i opieki nad wprowadzonymi rozwiązaniami.

Tworzymy kompleksowe rozwiązania

Wyróżniamy się licznymi usługami, wprowadzającymi innowacyjne rozwiązania w organizacjach. Przyczyniają się do ich sprawnego działania i zwiększania konkurencyjności na rynku. W ramach naszych usług oferujemy nie tylko wspomniane oprogramowanie na zamówienie, ale również:

Wspomagamy pracę zdalną

Pandemia koronowirusa przyspieszyła wprowadzanie rozwiązań IT, szczególnie w tych organizacjach, które do tej pory z nich nie korzystały, lub korzystały w niewielkim zakresie. Tworzymy oprogramowanie do pracy zdalnej, dopasowane do specyfiki danej organizacji. Dobieramy przy tym najlepsze narzędzia i procedury, które nie tylko optymalizują procesy biznesowe, ale również usprawniają i zwiększają bezpieczne połączenia między centralną firmy a pracownikami na home office.

Optymalizacja procesów biznesowych jest niezbędna, by sprawnie prowadzić biznes, a jednocześnie zdobyć przewagę konkurencyjną. Dynamic Software Solutions to firma tworzona przez ekspertów z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży IT. Warto zaufać nam i oferowanym przez nas rozwiązaniom, usprawniającym wiele kluczowych procesów biznesowych i pomagającym zoptymalizować koszty prowadzenia działalności.