Pandemia koronawirusa w wielu organizacjach wymusiła zmianę modelu pracy na zdalną. Równie wiele wątpliwości co zagadnienie: „praca zdalna kodeks pracy”, wzbudzają zagadnienia, jak wprowadzić pracę zdalną, w jaki sposób zmierzyć efektywność pracowników oraz jak zapewnić bezpieczeństwo firmowych danych. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę organizując „pracę na odległość”.

Praca zdalna kodeks pracy

Na mocy specustawy o COVID-19 wprowadzono regulacje prawne dotyczące pracy zdalnej. Mówią o tym, że pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie obowiązków służbowych określonych w umowie o pracy poza miejscem stałego jej wykonywania w okresie obowiązywania zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po jego zakończeniu.

Praca zdalna obowiązki pracodawcy

Praca zdalna określa również obowiązki pracodawcy, który powinien zapewnić w szczególności:

zdalny dostęp do sieci firmowej,
odpowiedni sprzęt z zabezpieczeniem przed wyciekiem i utratą danych osobowych i firmowych,
dostęp do narzędzi (np. systemu wideokonferencyjnego i komunikatorów ułatwiających porozumiewanie się z członkami zespołu),
bezpieczny dostęp do informacji firmowych, np. danych klientów i kontrahentów, oferty handlowej itp.,

Warto by pracodawca zapewnił kompleksowe oprogramowanie do pracy zdalnej oraz sporządził również aneks do umowy o pracę określający warunki pracy zdalnej.

Praca zdalna a rodo

Jednym z największych wyzwań home office jest bezpieczna praca zdalna. Jest to jedno z najczęściej poruszanych zagadnień, szczególnie w dobie obowiązujących przepisów RODO. Trzeba jednak pamiętać, że równie ważna jest ochrona poufnych danych firmowych, których wyciek mógłby znacznie osłabić przewagę konkurencyjną organizacji. Sprawdź, jak zwiększyć bezpieczeństwo podczas pracy zdalnej.

Praca zdalna zagrożenia

Największymi zagrożeniami podczas pracy zdalnej są wycieki lub utrata danych osobowych i poufnych informacji firmowych w wyniku cyberataków, niewystarczających zabezpieczeń sprzętu, błędu ludzkiego, awarii komputera, dostępu do informacji przez osoby niepowołane itp. Są różne ryzyka pracy zdalnej, a zadaniem pracodawcy jest ich ustalenie i stworzenie warunków do ich zapobiegania.

Praca zdalna bezpieczeństwo danych

To pracodawcy, jako administratorzy przetwarzanych przez pracowników danych, w trakcie pracy zdalnej mają obowiązek zapewnić pracownikom odpowiednie procedury, środki organizacyjne, techniczne oraz narzędzia i zabezpieczenia do przestrzegania zasad przetwarzania informacji oraz zapewnienia im bezpieczeństwa (dotyczy to zarówno danych w wersji elektronicznej, jak i papierowej).

Ochrona danych osobowych podczas pracy zdalnej

Problem pojawia się również w kwestii bezpieczeństwa danych. Zasadniczo pracodawca w wyjątkowych sytuacjach może zezwolić pracownikom na korzystanie z dokumentacji papierowej z danymi osobowymi w trakcie home office, jednak pociąga to za sobą większe ryzyko naruszenia RODO. Pracownicy w trakcie pracy zdalnej mogą przetwarzać dane osobowe wyłącznie w celach wykonywania obowiązków służbowych. Powinni również zapewnić ich bezpieczeństwo w zakresie gromadzenia, przechowywania i przetwarzania.

Rozliczanie pracy zdalnej

Interesującym tematem zarówno dla pracodawców, jak i samych pracowników jest kontrola czasu pracy zdalnej i mierzenie efektywności. Jak to zrobić?

Kontrola czasu pracy zdalnej

Tak naprawdę przepisy prawa nie ustalają, jak powinna wyglądać kontrola pracownika podczas pracy zdalnej. Wiele zależy tutaj od kreatywności pracodawcy i zastosowanych przez niego narzędzi. Pomysłem może być wewnętrzny system elektroniczny monitorowania obecności pracownika i ewidencjonowanie czasu pracy.

Mierzenie efektywności pracy zdalnej

Pomocne będzie narzędzie do ustalania harmonogramu oraz zarządzania projektami – ze stałym podglądem dla pracodawcy i członków zespołu. Dzięki temu łatwiej będzie sprawdzić, na jakim etapie realizacji zadań jest współpracownik.

Kontrola pracownika praca zdalna

Jednym ze sposobów kontroli pracownika w trakcie pracy zdalnej może być wspomniany już harmonogram prac, ale również obecność na wewnętrznym komunikatorze pracowniczym. Dobrym rozwiązaniem jest także prowadzenie wewnętrznych spotkań zespołu online (np. raz w tygodniu), na którym omawiane byłyby bieżące postępy prac czy ewentualne problemy. Korzystne są też rozwiązania chmurowe (np. możliwość pracy zdalnej w jednym pliku przez kilku pracowników jednocześnie).

Weryfikacja pracy zdalnej

Pracodawca organizując pracę zdalną, powinien jasno ustalić, w jaki sposób będzie ją rozliczał (np. godziny dostępności przy komputerze, sposób komunikowania się z zespołem, czas na przerwę itp.). Jednym ze sposobów monitorowania efektywności jest wspomniany już elektroniczny system do weryfikacji czasu logowania i mierzenia efektywności pracownika w ciągu dnia.

Praca zdalna dofinansowanie

Praca zdalna to również wyzwanie w kwestii dofinansowania. Niestety aktualne przepisy nie regulują kwestii obowiązku dofinansowania pracodawcy do ponoszonych przez pracownika kosztów (np. zużycia prądu czy prywatnego sprzętu). Kwestia ewentualnego dofinansowania pracy zdalnej powinna być ustalona indywidualnie między pracownikiem a pracodawcą. Firmy mogą również skorzystać z dofinansowania na dostosowanie organizacji do modelu pracy zdalnej, biorąc udział w konkursach na dotacje procesów innowacyjnych.

Praca zdalna to mnóstwo wyzwań, dlatego warto skorzystać ze wsparcia doświadczonej firmy Dynamic Software Solutions, wprowadzającej nowoczesne rozwiązania IT, usprawniające i zwiększające bezpieczeństwo procesów biznesowych podczas pracy zdalnej. Specjaliści pomogą opracować plan transformacji cyfrowej oraz wprowadzić narzędzia i procedury odpowiadające specyfice danej branży. Dzięki nim możliwa będzie optymalizacja procesów biznesowych i zwiększenie bezpieczeństwa danych osobowych oraz poufnych danych firmowych. DSS pomoże również w poszukiwaniu dofinansowania pracy zdalnej. Nowoczesne rozwiązania pomogą zwiększyć efektywność pracowników, a tym samym szansę na osiągnięcie sukcesu biznesowego.