Audyt RODO to stale powracający temat w życiu publicznym, zawodowym, a nawet prywatnym. Nie da się ukryć, że przepisy RODO wprowadzone 25 maja 2018 roku na stałe przemodelowały podejście do ochrony danych osobowych i wymusiły na przedsiębiorcach dodatkowe obowiązki w zakresie gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych osobowych. Pierwszą czynnością, która powinno wykonać się w firmie w celu przygotowania polityki ochrony danych osobowych, jest audyt RODO. Na czym polega i jak go przeprowadzić? Sprawdź nasz poradnik.
Do czego nam potrzebny audyt RODO
Audyt wewnętrzny RODO jest niezbędny do zweryfikowania posiadanych zasobów danych osobowych, sposobu ich przetwarzania, przechowywania i udostępniania w danej organizacji. Pozwala sprawdzić, jakie dane osobowe, w jaki sposób i na jakiej podstawie są przetwarzane przez poszczególne działy w firmie. Audyt RODO pomoże odpowiedzieć na pytanie, jakie działania należy wdrożyć, by zabezpieczyć dane zgodnie z wymaganiami RODO – zarówno pod względem technicznym, jak i organizacyjnym. Zweryfikuje także prawidłowość działań Inspektora Danych Osobowych.
Efektem audytu jest raport RODO, będący podstawą do wprowadzenia wdrożeń w zakresie ochrony danych osobowych. Odpowiednio dobrane rozwiązania pomogą zapobiec wyciekom danych z organizacji, a tym samym uniknąć kar finansowych i wizerunkowych.
Jak przeprowadzić audyt RODO?
Tak naprawdę nie istnieje jeden uniwersalny wzór na audyt zgodności z RODO. Plan audytu dopasowywany jest do konkretnej organizacji i specyfiki jej działalności. Ustala się jego termin, miejsce, metody i cenę. Na czym polega audyt RODO? Zwykle dzieli się go na 3 poniższe etapy.
- Kompleksowe zebranie informacji o przetwarzaniu danych osobowych w danej firmie na podstawie ustalonego harmonogramu (np. poprzez rozmowę, obserwację, przegląd dokumentów i systemów ochrony, sprzętu komputerowego itp.). Zweryfikowanie wdrożonych zabezpieczeń środków technicznych i organizacyjnych przetwarzających dane osobowe. Sprawdzenie aktualizacji zabezpieczeń firmowych komputerów i urządzeń mobilnych, sposobu szyfrowania danych czy przeciwdziałania ich wyciekom. Sprawdzenie planu działania w przypadku ewentualnej awarii i utraty danych.
- Analiza i weryfikacja informacji (porównanie rzeczywistego stanu z wymaganiami RODO). Wnioski i raport z audytu RODO (przygotowanie podsumowania ze wskazaniem obszarów do poprawy w zakresie gromadzenia, przechowywania i rozpowszechniania danych osobowych).
- Zaproponowanie rozwiązań i ich wdrożenie (przygotowanie zaleceń i konkretnych działań do wprowadzenia w danej firmie).
Koszty przeprowadzenia audytu RODO
Cena audytu RODO zależy od kilku czynników i zwykle ustalana jest indywidualnie dla danej działalności. Do kalkulacji całego kosztu audytu najczęściej bierze się pod uwagę:
- ilość oraz rodzaj danych osobowych przetwarzanych w danej organizacji,
- wielkość firmy oraz skalę jej działalności,
- liczbę pracowników,
- zakres przetwarzania danych osobowych,
- metody przeprowadzania audytu RODO i jego szczegółowość.
Co dalej? Postępowanie po audycie
Audyt danych osobowych to jednak początek drogi do wdrożenia zmian w danym przedsiębiorstwie pod względem zgodności z przepisami RODO. Organizacja powinna wprowadzić zalecenia po audycie według przygotowanego wcześniej planu. To ważne, ponieważ przepisy RODO są obligatoryjne dla każdego przedsiębiorstwa, bez względu na skalę jego działalności, a brak wywiązania się z obowiązku RODO wiąże się z poważnymi sankcjami karnymi.
Nie musisz wykonywać audytu wewnętrznego RODO samodzielnie, powierz go w ręce doświadczonej firmy. Dynamic Software Solutions oferuje profesjonalny audyt RODO oraz rzetelne doradztwo informatyczne dostosowane do specyfiki danej branży. Nowoczesne rozwiązania IT sprawią, że optymalizacja procesów biznesowych będzie w zasięgu Twojego przedsiębiorstwa i przyspieszy osiągnięcie sukcesu w biznesie.
